5 Práticas Simples para Desmistificar o Lean Management

Por Ricardo Oliveira

O termo lean management costuma ser visto com certo ceticismo devido ao entendimento equivocado de que sua implantação exige alto grau de complexidade e envolve grandes investimentos. Anteriormente, já dissemos que as ferramentas e práticas do lean management são, em sua maioria, simples de serem implantadas e que muitos projetos falham por falta de avaliação do aspecto cultural e pela inexistência de práticas de gestão da mudança. A fim de quebrar esse paradigma, você verá neste artigo a parte simples da implantação do Lean. Afinal, num mundo onde as pessoas tendem a dar valor para a complexidade, com utilização de modelos matemáticos, programação e softwares sofisticados, vale a pena ressaltar a simplicidade de algumas práticas de gestão que fazem parte do modelo de Gestão Enxuta.

Origem do Lean Management

O termo “lean” foi utilizado originalmente no livro “A Máquina que Mudou o Mundo”, de Womack, Jones e Roos (1990), a partir de um abrangente estudo sobre a indústria automobilística mundial realizada pelo MIT (Massachusetts Institute of Technology), onde ficaram evidentes as vantagens do desempenho do Toyota Production System – TPS (Sistema Toyota de Produção). Existem várias práticas de gestão no TPS e o objetivo aqui não é detalhar todas, mas sim, destacar algumas que são simples e importantes para o sucesso da implantação do sistema.

1 – Ronda Diária no Chão de Fábrica

A primeira prática que vale destacar está relacionada à rotina diária dos líderes (gerentes, supervisores e coordenadores). Na filosofia do Lean Management, dois termos que chamam a atenção são: Gemba e Genchi Genbutsu. Numa tradução literal, o primeiro termo significa “o local real” ou “o local onde a verdade é encontrada”, e o segundo termo significa “vá e veja por si mesmo”. Numa tradução própria, concluímos que os termos significam “vá ao chão de fábrica e veja por si mesmo onde as coisas acontecem”. Quantas vezes nos deparamos com líderes reclamando que suas rotinas diárias estão cheias de atividades não operacionais e sobra pouco tempo para ir à área operacional? Dessa forma, a primeira prática do Lean simples de ser implantada nas empresas é a criação de uma ronda diária dos líderes no chão de fábrica, inclusive com definição de tempos e elaboração de formulários para verificação de itens importantes.

2 – Reunião Diária de Desempenho

Ainda referente à rotina diária dos líderes, outra boa prática de gestão alinhada ao Lean Management é a realização de reuniões diárias de desempenho com a equipe. Geralmente, essas reuniões ocorrem um pouco depois do início do turno, e são interfuncionais, contando com a presença de líderes de diferentes setores. Em áreas industriais, por exemplo, a presença de profissionais responsáveis por planejamento & programação, operação, manutenção e engenharia são fundamentais para a qualidade da reunião. Em relação à sua dinâmica, nela são feitas as análises dos principais indicadores de desempenho e distribuídas as tarefas para os integrantes da equipe.

3 – Gestão Visual: Painéis de Gestão à Vista

Outro destaque muito forte no Lean são as práticas de Gestão Visual (Visual Management), que tornam acessíveis e transparentes, diversas informações para as equipes. Uma das práticas fundamentais é a criação de indicadores de desempenho, suas metas e uma sistemática de monitoramento e controle dos mesmos. Não estamos falando de soluções sofisticadas e caras, mas sim, de uma ferramenta para exposição dos resultados previstos (metas) e realizados, que pode ser, inclusive, um simples painel com atualização manual dos dados. Além dos resultados de indicadores, os painéis de gestão à vista podem trazer outras informações relevantes, tais como saúde & segurança, layout, projetos de melhoria, fluxos de processos, etc.

4 – Gestão Visual: Sinais Luminosos ou Sonoros em caso de Anomalias

Também relacionada à gestão visual, uma ferramenta muito interessante é o chamado Andon, que é um painel que se utiliza de sinais luminosos e/ou sonoros para avisar que há alguma anomalia ao longo de uma linha de produção. O objetivo é dar agilidade para a equipe no tratamento dessas anomalias, ou seja, parar a produção impedindo que produtos defeituosos sejam produzidos e, a partir da investigação de causas imediatas, definir ações para recolocar rapidamente os equipamentos em funcionamento, buscando um impacto mínimo no ritmo de produção. O investimento com esse tipo de ferramenta pode variar bastante, mas como estamos falando de simplicidade, pode ser, por exemplo, um sinal luminoso acionado manualmente pela equipe. Essa ferramenta faz parte de uma dos pilares no TPS (vide figura abaixo), o Jidoka, que significa autonomação (automação com um toque humano) e ressalta a importância de parar e notificar anormalidades nos processos.Imagem-1-Artigo-Desmistificando o Lean

5 – Padronização

Como podemos ver na Estrutura do TPS, a base da mesma é a estabilidade. Nesse ponto, vale destacar a importância da padronização como a quinta prática simples. Além de também ser uma prática de gestão de baixa complexidade e baixo investimento, são obtidos benefícios relevantes para as organizações, tais como a previsibilidade dos resultados, a retenção do conhecimento na empresa, a uniformidade da execução e a facilidade do treinamento de novos integrantes da equipe. Vale lembrar que, antes da padronização dos processos, é preciso priorizar o que realmente deve ser padronizado, com o intuito de racionalizar esse esforço e concentrá-lo em atividades críticas para o alcance dos resultados esperados.

Dito isso, sintetizamos abaixo as 5 práticas da Gestão Enxuta que podem ser implantadas de maneira simples na sua empresa:

  1. Ronda dos líderes no chão de fábrica, com utilização de checklists;
  2. Criação de reunião diária de desempenho dos líderes com suas equipes, para verificação do alcance das metas e distribuição das tarefas;
  3. Implantação de painéis de gestão à vista dos indicadores de desempenho;
  4. Implantação de painéis para emissão de sinais sonoros e luminosos em caso de anomalias;
  5. Padronização de atividades críticas.Imagem-2-Artigo-Desmistificando o Lean

Demonstramos, assim, que não é necessária uma elevada maturidade em gestão ou um alto investimento para se iniciar a implantação de algumas ferramentas básicas dentro da Gestão Enxuta. É claro que existem ferramentas mais complexas, porém elas podem ser utilizadas à medida que os primeiros resultados forem sendo alcançados e a maturidade em gestão for evoluindo. Uma recomendação que se faz para uma empresa que está querendo iniciar a implantação de um modelo de Gestão Enxuta é a criação de projetos piloto, com limites de escopo bem definidos, para que se obtenha os resultados de maneira mais rápida e que esses resultados motivem as outras áreas e equipes a implantarem também.

Vale ressaltar que essa é a parte simples da implantação de um modelo de Gestão Enxuta nas empresas, já que a parte mais complexa é o aspecto cultural. É preciso uma mudança de comportamento para que as práticas de gestão implantadas tenham longevidade. Principalmente, os líderes devem ser responsáveis por criar um ambiente de cooperação e confiança que estimule a geração de ideias para a melhoria contínua dos processos, de modo a deixar que os integrantes da equipe fiquem à vontade para relatar problemas que ocorrem no chão de fábrica.

E então? Continua achando que a implantação do Lean Managament exige alto grau de complexidade e envolve grandes investimentos? Compartilhe conosco sua opinião e suas dúvidas a respeito.